Внедрение Битрикс24 для ООО “Управдом”

Что хотел клиент

Компания оказывает услуги ЖКХ. Операторы принимают заявки по телефону и передают информацию мастерам. Все заявки фиксируются в журнале, из-за чего информация часто теряется и невозможно отчитаться клиенту о том, что было сделано по заявке.

Клиент хотел иметь возможность хранить всю информацию по заявкам и контакты клиентов в одном месте, чтобы не терять информацию. С Битрикс24 это стало возможным. Все полученные заявки формируются в сделки, а контакты клиентов сохраняются в разделах Контакты или Компании.

Кроме фиксации сделок и контактов клиент хотел:

• ставить задачи на мастеров с подробным описанием проблемы и контактами для связи по заявке. Так мастер всегда может посмотреть, что нужно сделать, где и когда.
• отслеживать эффективность работы мастеров (сколько времени потребовалось на выполнение задачи, во сколько начал и когда закончил). После окончания работы мастер прикрепляет к задаче фотографию результата.
• формировать отчеты по задачам (считать среднее время отработки заявок операторами до передачи мастерам, отслеживать среднее время выполнения задачи мастерами, составлять отчетность для клиентов в случае конфликтов).

Фотографии мастера и отчеты можно использовать в качестве доказательств выполненной работы при возникновении спорных ситуаций.

Что было сделано

На портале была настроена воронка для сделок. Стадии в воронке соответствуют этапам, которые проходит заявка: от принятия оператором до успешного выполнения или отмены.

Карточка сделки и контакта/компании настроена под потребности компании. Сделка - это заявка, в нее заносится описание проблемы, адрес и контакты заявителя. для назначения времени выполнения работ используется поле с типом Бронирование ресурсов.

Принимая заявку, оператор выясняет адрес клиента и номер телефона. Договорившись о времени выполнения работ, оператор заносит информацию в сделку в поле бронирования и выбирает мастера, за которым будет закреплена заявка и поставлена задача на выполнение.

При назначении мастера оператор может посмотреть, какое время у него свободно и назначить время выполнения работ в соответствии с занятостью мастера.

Для контактов и компаний заполняются номер телефона и почта, ФИО, название организации, реквизиты и другая информация.

Сделки по стадиям передвигаются автоматически. После того, как оператор договорился с клиентом о времени и дате выполнения заявки, назначил ответственного мастера, он переносит сделку на стадию «Отправлено мастеру». В этот момент автоматически ставится задача на выбранного мастера. В задаче описана проблема, которую нужно решить, дата и время работ, а также адрес и контакты клиента.

Ответственному мастеру приходит уведомление о новой задаче, чтобы он не пропустил ее и выполнил работу в срок.

В назначенное время мастер приезжает по указанному адресу, выполняет работу и делает фотографии результата. Фотографии мастер прикрепляет к задаче и закрывает ее. После этого сделка, на основе которой ставилась задача, переходит на стадию «Успешно», то есть завершается.

Если по каким то причинам работа не была выполнена, например, клиент не вышел на связь, отменил заявку, оператор сдвигает сделку на стадию «Ложные» и сделка закрывается.

Руководитель может сформировать отчет и увидеть все подробности по задачам. Благодаря фильтрам есть возможность сформировать отчет по определенным условиям, чтобы отсеять ненужные показатели.

Внедрение Битрикс24 в компании ООО “Управдом” позволило отказаться от ведения бумажных журналов, снизить количество потерь заявок и автоматически передавать информацию мастеру после создания сделки. Желаем компании успехов в работе и повышения эффективности!

Если вы хотите внедрить CRM-систему в своей компании, оставляйте заявку на внедрение. Наши менеджеры проконсультируют вас и подберут решение под потребности вашей компании.