Серийный учет товаров: что это такое
Что такое серийный номер
Серийный номер (СН) – это последовательность латинских букв и числовых знаков, выполняющая функцию идентификатора для каждого продукта. Этот код может быть присвоен изделию на производственной линии или при его поступлении в место хранения.
СН хранит зашифрованные сведения о товаре. Они показывают:
- Историю: дата выпуска или партию.
- Место изготовления: сведения о заводе или площадке, где товар был произведен.
- Характеристики: информация о свойствах, модификации или комплектации продукта.
Зачем нужен учет по сериям
- Отслеживание каждой единицы с момента ее производства или поступления на склад до момента реализации конечному потребителю. Это помогает понять, где товар находится сейчас, кому он принадлежит, и какова его история.
- Управление гарантийным обслуживанием: позволяет быстро идентифицировать конкретное изделие, проверить срок гарантии, историю обслуживания. Это упрощает выполнение гарантийных обязательств, повышает уровень сервиса и лояльность клиентов.
- Управление качеством и выявление брака: позволяет оперативно выявлять дефекты в определенной партии, быстро идентифицировать и изъять только бракованные изделия.
- Противодействие подделкам, защита бренда. Серийные номера затрудняют производство и распространение контрафактной продукции, что способствует защите репутации бренда, снижению рисков для бизнеса.
- Оптимизация управления запасами: обеспечивает контроль товарных запасов, оптимизирует закупки, планирование продаж, управление запасами. Это снижает риск возникновения дефицита или избытка товара, а также позволяет более эффективно использовать складские площади.
- Соответствие нормативным требованиям. В некоторых отраслях, например, в производстве медицинского оборудования, серийный учет – обязательное требование законодательства для безопасности потребителей, контроля качества продукции.
Сферы применения
Серийный учет, как метод отслеживания каждой отдельной единицы, наиболее эффективен и часто применяется в отношении изделий, для которых важны следующие характеристики:
- Гарантийное обслуживание: бытовая техника, электроника (смартфоны, компьютеры, планшеты), музыкальные инструменты, автомобили и их компоненты.
- Высокая стоимость и сложность: дорогостоящее оборудование, медицинская техника.
- Необходимость идентификации: оружие, драгоценности, антиквариат.
- Сложные процессы производства и контроля качества: авиационная техника, компоненты автомобилей, электроника.
Обычно НЕ применяется для:
- Товаров массового потребления: продукты питания, бытовая химия, канцелярия, где учет по партиям или артикулам достаточен.
- Весовой, сыпучей продукции: хлеб, овощи, крупы.
- Расходных материалов: батарейки, лампочки, где учет по упаковкам более практичен.
Этапы серийного учета
Учет по сериям – сложный, но эффективный процесс, включающий несколько этапов:
1. Присвоение серийных номеров на разных этапах жизненного цикла товара в зависимости от специфики производства и логистики:
- На производства. Если производитель намерен использовать СУ, то присвоение уникальных номеров происходит на производственной линии.
- При поступлении на склад (импорт, перераспределение). Если товар не имеет СН, его присвоение может быть выполнено при приемке в месте хранения.
Присвоение СН может осуществляться вручную (ручное внесение данных в систему учета, например, 1С) или с помощью автоматизированных средств, например, терминалы сбора данных (ТСД). Автоматизация сокращает ошибки, ускоряет процесс.
2. Ввод данных в систему. В этот момент создается электронный “паспорт” каждой единицы. В базу данных 1С вносятся следующие сведения:
- Серийный номер: идентификатор товара.
- Артикул: его код в товароучетной системе.
- Описание: подробное описание изделия, включая модель, характеристики, комплектацию.
- Дата поступления: дата, когда продукция поступила на склад или была произведена.
- Место хранения: информация о месте на складе, где хранится товар (ячейка, стеллаж и т.д.).
- Поставщик (производитель): данные о поставщике или производителе.
- Другие необходимые сведения, например, гарантийный срок, стоимость, изображения.
3. Контроль движения товаров. Каждый раз, когда изделие перемещается (при приемке, отгрузке, перемещении между складами, передаче в ремонт, утилизации и т.д.), система фиксирует серийный номер. Это позволяет отследить “путь” каждой единицы на всех этапах её жизненного цикла.
Процесс контроля движения товара включает следующие операции:
- Приемка: сканируется СН и сверяется с данными в 1С.
- Отгрузка: СН фиксируется в отгрузочных документах и списывается с остатков на складе.
- Перемещение между складами или подразделениями: фиксируется серийный номер и новое местоположение.
- Ремонт: СН привязывается к заказу на ремонт, фиксируется информация о проведенных работах.
- Утилизация: при списании товара фиксируется его серийный номер, причина списания.
4. Хранение данных. Вся информация о СН и их движении хранится в системе товароучета. Обеспечивается надежное хранение, резервное копирование..
1С предоставляет возможность быстрого доступа к информации, проведения аналитических операций, формирования отчетов. Анализ данных о СН позволяет:
- Отслеживать историю каждой единицы: получить информацию о её перемещениях, ремонтах, гарантийных обязательствах и т.д.
- Выявлять проблемные изделия: определять дефекты, брак, причины их возникновения.
- Оптимизировать процессы: анализировать эффективность работы складов, логистики, сервисных служб.
Как вести серийный учет на складе
Мобильный товароучет по серийным номерам – это современный подход к управлению складскими запасами для точного отслеживания каждой единицы на всех этапах: от поступления до отгрузки. Для его эффективной реализации необходим комплекс инструментов, правильно настроенные процессы, оборудование и ПО:
- ТСД – это основное устройство для считывания штрих-кодов, ввода данных, выполнения операций в местах хранения.
- ПО для ТСД – ПО, установленное на устройство для связи с учетной системой, автоматизации складских операций, управления данными. Например, “Склад 15” от Клеверенс.
- Учетная система (например, “1С”) – система, в которой хранится вся информация о товарах, их движении и остатках.
При выборе ТСД важно учитывать:
- Объем работы и количество номенклатуры. Для компаний с большим ассортиментом рекомендуется использовать ТСД с запасом памяти не менее 4/64 ГБ. Это обеспечит быструю и стабильную работу с большими объемами данных.
- Интенсивность эксплуатации. Если ТСД будет использоваться в течение длительного времени, выбирайте модель с аккумулятором увеличенной емкости, чтобы избежать частой подзарядки.
- Условия эксплуатации. Для работы в сложных условиях (например, в морозильных камерах) необходимо выбирать ТСД с функцией внутреннего подогрева.
Программное обеспечение “Склад 15” предназначено для автоматизации складских процессов, таких как приемка, отгрузка, инвентаризация, перемещение, списание, ввод в обращение, создание упаковочных листов, печать этикеток.
Функционал работы с сериями в “Склад 15” активируется через настройки ТСД. Это дает возможность гибко адаптировать систему под специфику работы предприятия.
“Склад 15” интегрируется с “1С”, обеспечивая синхронизацию данных о товарах, остатках, перемещениях. Это позволяет:
- Автоматически обновлять информацию: при приемке, отгрузке или перемещении данные автоматически передаются в 1С.
- Получать актуальные сведения о запасах: кладовщики на складе всегда имеют доступ к актуальной информации по наличию.
- Формировать отчеты, анализировать данные: на основе информации о движении продукции можно формировать отчеты, анализировать эффективность работы склада.
Как работать с сериями в 1С и Склад 15
Для наглядности, рассмотрим процесс работы с сериями на примере двух основных операций: “Приход на склад” (Поступление) и “Подбор заказа”.
Приход на склад
1. Подготовка: синхронизация справочников.
Перед началом приемки необходимо обеспечить синхронизацию данных между 1С и ТСД. Выгрузите справочник серий из 1С на ТСД. Это позволит кладовщику видеть актуальный список серий, соответствующих принимаемому товару.
2. Сканирование и выбор серии (или создание новой).
- Идентификация товара: отсканируйте штрихкод. На ТСД отобразится наименование изделия и список серий, зарегистрированных в 1С для него. Важно: одна и та же серия может соответствовать нескольким товарам, поэтому внимательно проверяйте соответствие.
- Выбор серии: выберите соответствующую изделию серию из предложенного списка (или отсканируйте штрихкод серии, если он имеется).
Если в выгруженном справочнике серий отсутствует подходящая серия для отсканированного товара, окно выбора не отобразится. Только в операции “Приход на склад” и при условии, что у изделия включен признак “ПоСериям = Истина” в настройках учета, предусмотрена возможность создания новой серии. Для этого используется кнопка “Ввод новой”.
3. Приемка без указания серии:
возможна путем нажатия соответствующей кнопки.
4. Ввод количества и завершение операции.
Введите количество принимаемой продукции и нажмите кнопку “Далее” для завершения операции.
Как проверить настройки серийного учета в 1С.
Чтобы определить, ведется ли СУ для конкретного товара, необходимо проверить настройки в карточке номенклатуры в 1С. Нажмите:
-
Вид номенклатуры -> Серии. Если для изделия не используется серийный учет, в карточке будет указано “Серии не используются”. Если серийный учет включен, будет указано состояние, отражающее возможность работы с сериями.
Подбор заказа
1. Обновление справочников на ТСД.
После внесения изменений в 1С, например, добавление новых серий или обновление существующих данных, важно актуализировать информацию на ТСД. Для этого необходимо использовать функцию «Выгрузить справочники». Эта операция обеспечивает перенос всех свежих данных из “1С” на мобильное устройство.
2. Подготовка к отгрузке: выгрузка заказа клиента.
Для отгрузки необходимо предварительно подготовить и выгрузить заказ клиента с ТСД. Этот процесс начинается с открытия окна обмена документами в учетной системе. Здесь выбирается необходимый заказ клиента, который затем выгружается на ТСД.
3. Процесс подбора заказа на ТСД.
-
на ТСД нажимается кнопка «Подбор заказа». На экране отображается нужный заказ клиента.
-
оператор сканирует штрихкоды изделий. Важным аспектом является автоматизация заполнения карточек серий. При сканировании штрихкода упаковки, если он содержит информацию о серии, система автоматически заполняет соответствующие поля.
-
после сканирования всех товаров на экране ТСД появится системное сообщение о завершении сборки документа. При отсутствии каких-либо изменений или ошибок оператор подтверждает операцию, нажимая кнопку «Да».
4. Завершение работы на ТСД и загрузка документа в 1С.
После завершения подбора заказа необходимо корректно выйти из программы на ТСД. Это делается путем перехода в основное меню программы, нажатия кнопки «Выйти» и завершения работы.
5. Автоматическая загрузка документа в 1С.
Завершающим этапом является автоматическая загрузка документа, сформированного на ТСД, обратно в 1С. Это происходит после выхода из программы на ТСД. Информация о собранном заказе, включая все детали по подобранным товарам и их сериям, мгновенно обновляется в центральной базе данных.
Если у вас остались вопросы по серийному учету или вы хотите внедрить учет по сериям на своем складе, оставляйте заявку. Наши менеджеры с вами свяжутся.
Получить консультациюВнедрения
Услуги
Выполняем оптимизацию типовых конфигураций 1С под специфику деятельности компании. Собственный штат программистов и гарантированные сроки выполнения работ.
