ФГИС Меркурий: популярные ошибки при работе с ВСД

1. Поставщик не выставил ВСД

Бывает такое, что заказчик не попросил выставить ВСД и поставщик отправил товар без них. Так делать нельзя, всегда просите своих поставщиков выставить ВСД, а если вы сами являетесь производителем - не ждите запроса от заказчика, сразу выставляйте ВСД перед отправкой товара. Отсутствие документов может всплыть при проверке машины или при проверке контрагента Россельхознадзором. Расхождения фактического наличия товара на складе с выставленными ВСД является серьезным нарушением и влечет за собой штраф в размере до 30 тысяч рублей.

Если вы реализуете товар через посредника, правильным будет выставление 2 документов: на транспортировку товара посреднику и на передачу груза покупателю. Нарушение этой цепочки и исключение посредника может привести к штрафу. ВСД на посредника не оформляется в случае, когда товар отгружается непосредственно со склада поставщика.

2. Оформление ВСД на продукцию с истекшим сроком годности

Оформлять ВСД на товар с истекшим сроком годности можно, и это не будет являться ошибкой. Но только в случае, если товар не будет использован для реализации в пищу людям. Нарушение этого правила является серьезным, поэтому внимательно следите, чтобы при отгрузке товара с целью реализации в пищу не попали партии с просрочкой. А если вы специально отгружаете просроченный товар, правильно ставьте цель, например “Утилизация”.

3. Несвоевременное гашение ВСД

По правилам площадки на погашение ВСД дается 24 часа после приемки товара. Опоздание является ошибкой, даже если вы погасили документ и опоздали на несколько минут. Также нельзя гасить ВСД, пока товар находится в пути. В этом случае вы рискуете понести финансовые убытки, если часть товара окажется бракованной - при погашенных документах брак нельзя будет вернуть. Следует следить за тем, чтобы от момента выставления ВСД до момента его гашения прошло время, достаточное на перемещение товара из пункта А в пункт Б. У контролирующих органов появятся вопросы, если при отправке товара из Красноярска во Владивосток ВСД будет погашен через несколько часов. Чтобы избежать этого, просите выставить ВСД до отправки машины и не гасите документ, пока не проведете приемку товара. Если вы заметили ошибки в выставленном ВСД, попросите поставщика их исправить. Это не будет считаться нарушением.

4. Принятие товара по поддельному сертификату

У любой системы есть слабые места и Меркурий не стал исключением. Недобросовестные производители составляют через Меркурий ВСД, распечатывают их, но данные в систему не заносят. Ставится левый идентификатор и QR-код и при проверке машины этот документ показывается контролирующим органам. Чтобы обезопасить себя, никогда не принимайте товар только по бумажным ВСД и проверяйте каждый сертификат в системе.

Проверить правильность выставленных документов можно, просканировав QR-код, или введя идентификатор на сайте Меркурия.

Если вы сканируете легальный QR-код, на телефоне откроется официальный сайт ГИС Меркурий и отобразится информация о том, кто и когда оформил сертификат. При проверке подделки система ничего не найдет.

5. Получен 1 сертификат для товаров из разных категорий

Если вам пришел один общий документ на продукцию в ассортименте, можно погасить выставленный ВСД, но по каждой позиции провести инвентаризацию и добавить сведения в журнал продукции вручную. Этот вариант требует время, поэтому сначала попросите поставщика выставить отдельные ВСД на каждый вид продукции. Если он отказывается, приступайте к внесению данных самостоятельно через инвентаризацию.

6. Груз не поступил на склад, а ВСД в системе выставлен

Если вы видите у себя в системе выставленный ВСД, груз по которому не поступил, не гасите его и не оформляйте возвратный ВСД поставщику. Это серьезное нарушение, так как товар вы не получали и возвращать поставщику вам нечего. В этом случае поставщик обязан аннулировать неверно выставленный ВСД.

7. Товар принят, но необходимо его вернуть или ошибочно погашен ВСД

При гашении ВСД будьте внимательны, ведь аннулировать или отменить ошибочное гашение невозможно. Если после того, как вы приняли товар и погасили ВСД, были выявлены несоответствия, и у вас имеются причины для отказа от товара, вам нужно оформить новый транспортный ВСД на поставщика. Если вы не планируете возвращать товар поставщику, но выявили несоответствия после приемки, измените данные вручную в журнале продукции через инвентаризацию.

При работе в Меркурии проверяйте все данные, указанные в документах с фактическим получением, не торопитесь погасить документы, а внимательно их изучите. Если возникают какие-то разногласия, свяжитесь с поставщиком и попросите устранить несоответствия. Это поможет вам избежать блокировок и штрафов и работать с системой правильно.

Для удобства работы с системой предусмотрена возможность интегрировать Меркурий с уже использующейся учетной системой. Автоматический обмен упрощает работу и позволяет работать с Меркурием в знакомом интерфейсе. Компания ДЕНВИК предлагает услугу по настройке интеграции с вашей учетной системой. С подробной информацией можно ознакомиться на нашем сайте в разделе Услуги.