Не работает касса: как пробивать чек и не получить штраф

Можно ли работать со сломанной кассой

Федеральный Закон №54 обязывает при совершении расчетов с покупателями использовать онлайн-кассу и ситуаций-исключений в нем нет. Это требование распространяется практически на все сферы деятельности, а работать без кассы могут только:

• предприниматели или организации, которые подходят под критерии, перечисленные в ст. 2 ФЗ №54;
• самозанятые граждане и ИП на НПД.

Если вы не попадаете ни под одну категорию, указанную в законе, без кассы работать нельзя. Даже если она сломалась. За торговлю без использования ККТ предусмотрены штрафы.

Как работать, если касса сломалась

Если ККТ сломалась, то необходимо приостановить деятельность на время выяснения причин поломки. Если касса включается, но при начале работы с ней выдает ошибку, можно попробовать найти причину самостоятельно. В инструкции по эксплуатации от производителя есть раздел с перечислениями основных ошибок, которые могут возникнуть на кассе, а также рекомендации по их устранению. Рекомендуем изучить этот раздел и поискать решение там.

Также необходимо перезагрузить устройство, проверить связь кассы с интернетом и наличие чековой ленты.

Ошибки кассы, встречающиеся чаще всего:

• документы не могут быть переданы оператору фискальных данных;
• чеки не печатаются из-за поломки встроенного термопринтера;
• не открываются новые смены или не закрываются текущие;
• POS-терминал не видит фискальный регистратор, хотя он подключен;
• потеря интернет- соединения;
• выход комплектующих из строя.

Многие ошибки можно устранить самостоятельно. Например, если текущая смена открыта более 24 часов, касса блокируется, пока не будет закрыта смена. После закрытия текущей смены касса автоматически разблокируется и можно будет открыть новую. Если вышел из строя Wi-Fi модуль, можно подключить кассу к интернету через сеть 3G или Ethernet.

Как работать, пока касса в ремонте

Не все неполадки можно быстро исправить, а на время, которое касса будет в ремонте, придется прекратить работу. Если продолжить работу на сломанной кассе или вообще без нее, высокий риск получить штраф. Но есть несколько вариантов, как продолжить работу законно и не получить штраф.

Касса в аренду

В этом случае касса предоставляется в аренду, а срок может быть любым, даже 1 месяц. Тарифы по этой услуге не так сильно бьют по карману, а подключить можно в сжатые сроки. Чтобы не терять много времени, советуем выбрать тот тариф, в который входит не только сама касса, но и дополнительные услуги:

• по регистрации кассы в ФНС;
• по установке ФН;
• по подключению и настройке;
• техническая поддержка.

Даже если вы не покупаете кассу, а берете ее в аренду, ее необходимо зарегистрировать, установить ФН и настроить. Поэтому не стоит выбирать самый дешевый тариф, потому что в таком случае придется делать все это самостоятельно. Это займет время, а вы будете терять выручку.

Кассу можно будет вернуть до окончания срока аренды, но с возмещением стоимости фискального накопителя. Но эти затраты не сравнятся с потерей выручки при остановке торговли или с выплатой штрафов налоговой за незаконную торговлю.

Запасная касса

Для второй кассы нужен будет ФН, а также ее придется зарегистрировать в налоговой и подключить ОФД. Но зато дополнительную кассу можно будет использовать в дальнейшем при расширении или открытии новой торговой точки. Также она всегда будет под рукой, если основное устройство снова сломается.

Если касса вам в дальнейшем не будет нужна, ее можно продать.

Договор с сервисным центром

Этот вариант подойдет, если касса еще не сломалась, но оборудование глючит и у него закончился срок гарантийного обслуживания и вы боитесь, что в будущем поломки не избежать.

У некоторых компаний в пакет услуги входят услуги по экстренной замене кассы в случае поломки. Но вам придется дополнительно потратиться на покупку ФН и каждый месяц оплачивать услуги по сервисному обслуживанию, поэтому этот вариант не самый выгодный. Лучше взять кассу в аренду или купить запасное оборудование.

Что делать, чтобы избежать штрафов

Законных способов продолжить принимать деньги от клиентов, если касса сломалась и нет быстрой возможности его заменить, нет. Но ФНС дает разъяснения, что делать, чтобы не получить штраф, если расчет без применения ККТ уже совершен.

Порядок действий, если касса сломалась и были расчет с клиентами в обход нее:

• добровольно обратиться в ФНС с заявлением о совершении нарушения;
• в заявлении обязательно указать, что нарушение возникло из-за поломки кассы, но сейчас она исправна и торговля ведется по закону;
• к заявлению приложите всю информацию о корректировках расчетов, а также чеки коррекции, выпущенные уже после ремонта кассы.

Кодекс об административных правонарушениях РФ предполагает, что штрафа можно избежать, если:

• вы добровольно сообщили о своем правонарушении до выявления его контролирующими органами и вынесения постановления;
• на момент обращения у налоговых органов не было никаких сведений и документов о вашем правонарушении;
• информации, которую вы предоставили, достаточно, чтобы установить факт правонарушения.

Но этот вариант сработает, только если налоговые органы не выявят правонарушение раньше, чем вы о нем сообщите. Налоговая служба может в любой момент провести внеплановую проверку, поэтому лучше не рисковать и остановить торговлю на пару дней, чтобы не рисковать.

Если вы решили приостановить деятельность на время ремонта или замену оборудования, сообщите об этом в ФНС, чтобы вас не заподозрили в сокрытии доходов.

Если касса вышла из строя во время пробития чека и данные не передались ОФД, обратитесь в организацию, обслуживающую онлайн-кассы. Специалисты извлекут данные обо всех продажах с чипа. Эту информацию необходимо направить в налоговую с разъяснительным письмом.

Компания ДЕНВИК осуществляет услуги по продаже и обслуживанию онлайн-касс. Мы помогаем с регистрацией в налоговой, установке и замене фискальных накопителей, подключении ОФД, а также оказываем услуги по обслуживанию касс.

Договор сервисного обслуживания включает:

• бесплатный выезд инженера в организацию;
• осмотр и диагностика ККТ;
• замену ФН;
• доставка кассы на ремонт в сервисный центр в случае поломки;
• консультации по работе с кассой и удаленное подключение;
• перерегистрация и снятие кассы с учета.

Оставляйте заявку на консультацию, если хотите узнать подробности и заключить договор обслуживания.