Работа с поставщиками в общепите с помощью SystemSwap и iiko

Основные проблемы в управлении поставщиками и складами в общепите.

Общий переход на электронный документооборот (ЭДО) не дает гарантии, что в заведении настроена интеграция с системами учета. Это создает новые сложности:

• Ручной перенос данных. Бухгалтеру или менеджеру приходится вручную открывать каждый документ в системе ЭДО, например, СБИС или Диадоке, и повторно вбивать данные в iiko. Это медленно и неэффективно.

• Риск ошибок. Опечатка в артикуле, неверное количество, неправильная единица измерения — любая мелочь ведет к расхождениям в учете, что влечет за собой финансовые потери и проблемы с инвентаризацией.

• Потеря актуальности. Пока документ "путешествует" из ЭДО в iiko, его статус может поменяться. Например, контрагент внес правки или аннулировал его. В результате вы работаете с устаревшей информацией.

Поставщики часто обновляют прайс-листы и номенклатуру. Сверить, пришла ли именно та позиция, которая была заказана, и соответствует ли она текущим ценам, — без автоматизации это очень трудозатратно.

3. Сложности складской логистики в сетевых предприятиях

Для сетей, имеющих несколько складов, остро стоит вопрос правильного распределения товара. Накладная, пришедшая от поставщика, должна быть проведена именно на тот склад, для которого предназначен товар. Ручное определение склада для каждой накладной — еще один источник потенциальных ошибок и задержек.

4. Учет товаров, купленных по фискальным чекам

Оперативные закупки могут случаться в жизни любого заведения. Закончились огурцы, сливки или зелень в разгар рабочего дня? Сотрудник бежит в ближайший магазин. Но как потом учесть этот товар? Фискальный чек нужно оформить как приходную накладную, что вручную делается долго и неудобно, а часто — просто игнорируется, что приводит к «проседанию» финансовой отчетности.

5. Маркировка Честный знак

Подключение к системе маркировки Честный знак — это необходимость, но она добавляет еще один пласт документооборота и данных, которые нужно синхронизировать с вашей учетной системой. 

SystemSwap простое и мощное решение для интеграции ЭДО с iiko. Обзор возможностей. 

SystemSwap — это разработка компании Денвик. Сервис-интегратор, который выступает «мостом» между СБИС, Контур.Диадок, Честный ЗНАК, фискальными чеками и системой iiko.

1. Автоматическая выгрузка документов из ЭДО

SystemSwap позволяет настроить как ручной, так и полностью автоматический режим выгрузки. Вы можете задать расписание, и система будет самостоятельно проверять появление новых документов в ЭДО и загружать их в iiko, экономя время бухгалтера.

• Сервис работает с популярными в России системами электронного документооборота — СБИС и Контур.Диадок.

• Интеллектуальная система SystemSwap при повторной выгрузке не создает второй документ, а перезаписывает данные в уже существующем. Это гарантирует, что вы всегда работаете с актуальной версией накладной.

• Отслеживание статусов. Система отслеживает смену статусов документов в ЭДО. Если накладная была подтверждена, она автоматически проводится в iiko. Если аннулирована — помечается к удалению.

Для учета срочных закупок SystemSwap предлагает систему учета фискальных чеков, адаптированную под разные задачи вашего бизнеса. Все документы автоматически распределяются по источникам данных, что позволяет точно идентифицировать торговую точку или отдел, откуда поступил чек. 

SystemSwap интегрируется с системой маркировки, автоматически выгружая необходимые данные и документы из Честного знака в iiko. Это позволяет автоматизировать учет маркируемых товаров и соблюдать все требования законодательства без увеличения нагрузки на персонал.

Работа с поставщиками в SystemSwap: пошаговая инструкция.

Важная функция SystemSwap — гибкий инструмент управления поставщиками.

• В разделе "Поставщики" SystemSwap объединяет всех контрагентов, которые есть в вашем iiko. Это дает единую, целостную картину по всем партнерам.

• Для каждого поставщика можно задать индивидуальные настройки:

- Включение автоматической выгрузки. После первоначальной настройки систему можно научить автоматически выгружать документы от определенных поставщиков на нужные склады.

• Управление прайс-листами. В карточке каждого поставщика в SystemSwap доступен его актуальный прайс-лист. Можно не только просматривать ассортимент и цены, но и оперативно корректировать — например, удалять устаревшие или ненужные вашему заведению позиции. Это упрощает процесс сверки пришедших товаров.

• Пометка для автоматического сопоставления. SystemSwap способен распознавать адрес получателя и КПП, указанные в документе из ЭДО, и на основе этого предлагать или автоматически производить выгрузку на корректный склад. При этом система всегда оставляет за пользователем возможность ручной корректировки, обеспечивая гибкость в нестандартных ситуациях.

SystemSwap — это не просто инструмент, это новая модель управления. В условиях высокой конкуренции в ресторанном бизнесе побеждает тот, кто эффективнее управляет своими ресурсами. SystemSwap переводит работу финансового отдела на качественно новый уровень. Он устраняет “слабые” места: ручной труд, человеческий фактор, задержки и неточности. Благодаря интеграции с системами ЭДО и Честный ЗНАК SystemSwap закрывает все задачи электронного документооборота в связке с iiko. 

Получить консультацию