Мобильная инвентаризация в iiko

Инвентаризация в iikoWeb

Инвентаризация - это подсчет товаров на складе. Ее можно проводить по расписанию, составить конкретный список товаров или провести проверку конкретного склада.

В iikoWeb можно заранее настроить, где, когда и какие товары нужно подсчитать. Сотрудникам не придется тратить время, и они проведут инвентаризацию быстрее и с меньшим количеством ошибок. Чтобы никто не не забыл о ней, настройте систему уведомлений, тогда каждый сотрудник получит напоминание о проведении пересчета. Если вы хотите сразу приступить к проверке, создайте инвентаризацию вручную с текущей датой.

Можно создавать несколько инвентаризаций на один день для одного и того же склада. Все документы для инвентаризации загружаются в приложение StoreOps. Чтобы их найти, перейдите на странице Склад в раздел Инвентаризация.

Как проходит инвентаризация

Инвентаризация проходит по следующему плану:

1. Когда подошли сроки для проведения подсчета товаров, система автоматически создает документ, а все менеджеры получают письма со ссылкой на новую инвентаризацию.
2. Чтобы начать проверку, менеджеру необходимо перейти по ссылке и активировать ее.
3. После активации инвентаризации все исполнители получают ссылку на новый документ. Исполнитель открывает этот документ, подсчитывает товар, указанный в нем, и отражает результат в документе.
4. Результаты инвентаризации возвращаются менеджеру. Он проверяет, все ли проверки завершены и проводит документы.

Как настроить инвентаризацию

Чтобы настроить инвентаризацию, выполните следующие действия:

• Назначьте права доступа для менеджеров и исполнителей;
• Настройте оповещения о ходе инвентаризации, которые нужно отправлять сотрудникам;
• Настройте места хранения продуктов на складе, чтобы облегчить обход склада и помочь быстрее находить товары;
• Если планируете использовать список товаров, создайте его заранее;
• Создайте сам процесс инвентаризации.

iikoWeb может отправлять оповещения в виде писем или сообщений в Telegram. Настройте их, чтобы быть в курсе о ходе проведения инвентаризации и выявленных проблемах. Это могут быть:

1. Напоминания о начале инвентаризации;
2. Отчет о расхождениях в количестве или деньгах;
3. Напоминание о том, что инвентаризация просрочена.

Проверьте, что в справочнике сотрудников указаны адреса электронной почты. На них будут приходить письма со ссылками на документы инвентаризации.

Как создать инвентаризацию

Чтобы создать новую инвентаризацию, откройте приложение Настройки и обслуживание системы, перейдите на страницу Склад → Инвентаризация и нажмите кнопку Добавить.

Начало

Введите название инвентаризации и кратко опишите ее назначение. Нажмите кнопку Далее.

Рестораны

Определите в каком ресторане должна проводиться инвентаризация. Если вы используете шаблоны ресторанов, и для каждого нужны разные инвентаризации, выберите пункт Шаблоны ресторанов и укажите шаблоны. Если у вас один ресторан, то пропустите этот шаг.

Склады

Выберите Тип склада, который участвует в инвентаризации. Он настраивается заранее в конфигурации ресторана. Если инвентаризация будет проводиться по основному складу, можете указать это в выборе склада.

Расписание

При настройке расписания доступны два пункта: Расписание и Без расписания. При выборе Расписание можно настроить время, дату инвентаризации и количество дней на ее проведение. Если хотите проводить инвентаризацию ежедневно, выберите пункт День. Время проведения пока не учитывается. После сохранения настроек сразу же сформируется документ инвентаризации, и к ней уже можно приступить. Для других типов расписания документ создается в назначенный день.

В поле Дней на выполнение инвентаризации укажите, сколько дней отводится на проведение инвентаризации. Отсчет начинается с момента создания документа инвентаризации.

Если сотрудник не проведет ее за выделенный для этого период, то документ будет помечен как пропущенный, и по нему уже нельзя провести инвентаризацию.

Инвентаризацию можно создать в любой момент вручную. В таком случае сотрудникам не нужно будет ждать определенного времени и дня, и они могут сразу приступить к инвентаризации. Для этого нужно выбрать вариант Без расписания. Здесь также можно указать количество дней на выполнение инвентаризации.

Продукты

Составить список товаров для инвентаризации можно несколькими способами.

Перечислить продукты вручную:

1. Выберите пункт Выбор позиций.
2. Нажмите кнопку Добавить → Товар или Заготовка.
3. Поставьте галочки напротив нужных товаров или заготовок.
4. Выберите Единицы для подсчета:

• «В соответствии с закупками» —  упаковки товара в тех единицах, в которых была закупка;
• «Все упаковки» —  все упаковки выбранного товара;
• «Только базовые упаковки» — мера измерения товара (кг, л, шт...).

Выбрать все товары и заготовки

Если у вас один склад, а товаров и заготовок на нем мало, то можно все сразу посчитать. В этом случае выберите пункт Все товары и заготовки и укажите единицы для подсчета. Этот способ не подойдет, если у вас несколько складов и слишком много товаров и заготовок, т.к. в список добавятся все товары и заготовки, которые есть в справочнике.

Список товаров

Если есть заранее подготовленный список товаров, выберите пункт «Шаблон товаров» и укажите нужный список. Далее выберите значение в «Единицы для подсчета».

Счета

Все излишки и недостачи при инвентаризации вносятся в счета. Счета по умолчанию: «5.09 Недостача инвентаризации» и «5.10 Излишки инвентаризации». Чтобы выбрать другие счета, укажите вариант «Выбор счетов».

Конец

На заключительной странице приводятся все указанные настройки. Проверьте, все ли правильно, и включите Активировать. Нажмите кнопку Сохранить.

Вы создали и настроили инвентаризацию, теперь ее нужно проводить. Инвентаризация появится в Управление складом → Склад → Инвентаризация именно в указанное время.

Как провести инвентаризацию

Если настроено оповещение, то исполнители получат письмо со ссылкой на инвентаризацию. Для ее проведения необходимо нажать кнопку Начать.

Подойдите к месту хранения товаров. В телефоне напротив его названия нажмите кнопку Начать. Если зоны не настроены, будет только одна кнопка Начать.

Посчитайте и введите количество первого товара. Нажмите кнопку с плюсом, если нужно прибавить единицы к уже указанному количеству. Далее — ОК.

Посчитайте и введите количество остальных товаров в этой зоне. Если какого-то товара нет на складе, нажмите кнопку Нет в наличии. В поле с количеством подставится ноль.

После того, как посчитаете последний товар в этой зоне, нажмите кнопку Завершить инвентаризацию зоны. Завершение инвентаризации зоны доступно, если заполнено хотя бы одно поле с количеством у каждого товара в этой зоне.

Перейдите к следующей зоне хранения, и в телефоне напротив нее нажмите кнопку Начать. Напротив уже посчитанной зоны хранения отображается фамилия исполнителя.

Когда сотрудники закончат инвентаризацию, менеджер сможет провести документ, чтобы зафиксировать количество товара в iiko. Для завершения откройте документ инвентаризации и нажмите кнопку Провести.

После того, как менеджер нажал кнопку Провести, система проверяет, есть ли расхождения между количеством, указанным при инвентаризации, и количеством, зафиксированным в iiko.

Если расхождение превышает допустимые отклонения, то отобразится предупреждение. Система предложит исправить количество товаров.  Если настроена рассылка оповещений с результатами инвентаризаций, то система отправит письма получателям с информацией о расхождениях.

Если отклонений не обнаружено, тогда нажмите кнопку «Выйти».

После завершения инвентаризации можно посмотреть ее итоги. Для этого:

• Войдите в iikoWeb и откройте приложение StoreOps;
• Перейдите на страницу Склад → Инвентаризация;
• В нижнем блоке Завершенные инвентаризации найдите нужный документ. Он должен быть в статусе Завершена.
• Нажмите кнопку Просмотреть.

Кроме проведения инвентаризации в iiko много других возможностей. Если вы хотите внедрить на своем предприятии iiko, оставляйте заявку. Специалисты компании ДЕНВИК ответят на ваши вопросы и рассчитают стоимость внедрения.

Также у нас разработаны собственные курсы по обучению работы с системой iiko. Все курсы разбиты по должностям, поэтому ваши сотрудники не запутаются в потоке информации, а получат только те знания, которые им пригодятся в работе.