Бизнес-процессы в Битрикс24: что это такое и какие вам точно пригодятся

Что такое бизнес-процесс в Битрикс24

Бизнес-процесс - это алгоритм, обрабатывающий документы. У него есть точки входа и выхода, а также описание всех действий процесса обработки документа и условий, соблюдение которых переводит документ на следующий этап бизнес-процесса.

Любой бизнес-процесс имеет следующие составляющие:

• точка входа - создание документа и начало бизнес-процесса;
• алгоритм - порядок действий, которые нужно выполнить, чтобы прийти к точке выхода;
• точка выхода - конечный результат после выполнения алгоритма.

Бизнес-процессы нужны, чтобы повысить эффективность организации рабочего процесса и напоминать сотрудникам о том, что им необходимо выполнить определенные действия.

Цель использования бизнес-процессов:

• избавить сотрудников от выполнения рутинных операций;
• напоминания о выполнении определенных  действий;
• составление отчетов;
• сопровождение процесса работы на всех этапах.

Сотрудникам не обязательно понимать всю логику бизнес-процесса и быть в курсе всех его этапов. Главное, чтобы каждый участник ответственно и в срок выполнил свою часть работы и передал документ на следующий этап. Только так бизнес-процессы смогут упорядочить взаимодействие между разными отделами и выстроить эффективную работу в компании.

Кому нужно использовать бизнес-процессы

Если вы думаете, что настройка бизнес-процессов необходима только для крупных компаний, это не так. В крупных компаниях эффект от автоматизации одного процесса будет не так заметен, так как им нужна комплексная автоматизация и сложные бизнес-процессы, которые не так легко выстроить.

Малому и среднему бизнесу с этим проще, так как у них не так много процессов и их автоматизация даст ощутимый эффект сразу же после настройки.

Настраивать бизнес-процессы нужно тем компаниям, которые:

• хотят автоматизировать работу над постоянно повторяющимися задачами;
• хотят минимизировать влияние человеческого фактора в работе;
• хотят сэкономить время на управление компанией и контроль отделов;
• хотят сэкономить время сотрудников на рутинные процессы.

Еще одним существенным преимуществом является то, что в настроенном бизнес-процессе видна вся последовательность коммуникации между ответственными за результат сотрудниками.

Какие бизнес-процессы будут полезны для любой компании

Предоставляем список универсальных бизнес-процессов, которые пригодятся компаниям любых размеров и сфер деятельности.

Новый сотрудник

Кадровые процессы есть в любой компании, поэтому их автоматизация будет полезна всем. Цель этого бизнес-процесса - автоматизировать оформление нового сотрудника. Ответственным за оформление сотрудникам автоматически ставятся задачи, по выполнению которых процесс продвигается по заданному алгоритму.

В бизнес-процессе могут участвовать сотрудники из разных отделов, например HR, бухгалтер, системный администратор и руководитель отдела, в который принимается сотрудник.

Увольнение

Увольнение тоже не такой простой процесс. Увольняющемуся нужно подготовить заявление, передать дела другому сотруднику, а бухгалтерии и HR необходимо подготовить документы для увольнения и рассчитать его.

После старта бизнес-процесса автоматически будут ставиться задачи на разных исполнителей, чтобы ничего не упустить и плавно провести увольняющегося по всей цепочке. В таком случае сотрудник точно не забудет сдать все имущество компании и ему не придется бегать за каждым ответственным.

Заявление на отпуск

Когда сотрудник хочет взять отпуск, он запускает соответствующий бизнес-процесс. В этот момент ставится задача на его руководителя для согласования отпуска. После успешного согласования CRM автоматически ставит задачи на бухгалтерию и в отдел кадров для подготовки документов и начисления отпускных, а сотруднику приходит сообщение о том, что его отпуск согласован.

Заявление на отгул и оформление больничных

Оформление отгула тоже включает в себя много этапов. Нужно договориться с руководителем об отгуле и написать заявление в бухгалтерии. А если руководитель не в офисе, то его придется ждать или звонить.

Гораздо проще оформить отгул или больничный, запустив бизнес-процесс и указав дату и причину отгула. Руководитель получит уведомление и сможет его согласовать, где бы ни находился.

Заявление на командировку

если ваши сотрудники часто выезжают за пределы города, то полезно будет настроить бизнес-процесс по оформлению командировки. Сотруднику необходимо запустить бизнес-процесс, указав даты командировки, а все участники получат задачи по согласованию и оформлению документов, а также поиску квартиры или гостиницы.

Ознакомление

Может применяться для ознакомления сотрудников с внутренними приказами, регламентами и нововведениями. Во время запуска процесса руководитель прикрепляет текст документа, с которым необходимо ознакомиться и указать срок. После завершения срока, отведенного на ознакомление, бизнес-процесс покажет, сколько сотрудников ознакомились с документом, а сколько проигнорировали.

Заявка на оплату

В любой компании есть процессы по согласованию счетов на оплату, их тоже можно оптимизировать. Когда сотрудник укажет все данные в заявке, Битрикс определит ответственных лиц и направит им заявку на согласование. После успешного согласования заявка будет передана в бухгалтерию для оплаты, а сотрудник, запустивший процесс, получит уведомление о том, что заявка оплачена.

Согласование

Потребность в согласовании документов есть в любой компании. Сотрудник составил договор, и теперь его нужно отправить руководителю на проверку. Делать это в чатах неудобно, так как есть высокий риск забыть о нем, а на постановку задачи нужно время.

С настроенным бизнес-процессом сотруднику нужно только запустить процесс, прикрепив к нему документ, и выбрать участников согласования. Система отправляет им документ на согласование, а сотрудник, запустивший процесс, видит, на каком этапе согласования находится его договор. Документ можно принять или вернуть на доработку сотруднику.

Битрикс24 позволяет автоматизировать любой процесс в компании. Вы можете использовать не только перечисленные нами стандартные варианты, но и создавать свои собственные процессы.

Компания ДЕНВИК занимается внедрением CRM-системы Битрикс24. Настраивает портал, добавляем участников, а также создаем бизнес-процессы и роботы. Оставляйте заявку, если хотите начать использовать Битрикс24 в своей компании.